À la chaire, nous avons opéré un virage organisationnel calqué sur les «Méthodes agiles». Ces méthodes permettent l’optimisation du temps et des ressources, afin de permettre un travail d’équipe efficace.
Bien que nous ne respectons pas encore l’ensemble des techniques des méthodes agiles, plusieurs sont déjà bien implantées. Par exemple, chaque projet est dirigé par un «chargé de projet», qui s’occupe de suivre l’avancement des différentes tâches. Les «scrums» sont des rencontres rapides qui permettent à l’ensemble de l’équipe de faire le point. Ce Notion est d’ailleurs créé selon les meilleures techniques agiles!
3.1 Zone Agile
3.1.1 Chargé de projet
Le/la chargé.e de projet s’occupe de la coordination d’un projet. Il/elle veille à son avancement, en effectuant la gestion des stories (attribution, date de tombée, suivi). Il/elle est responsable de son projet, mais travaille en collaboration avec son équipe afin d’assurer un avancement réaliste et optimal du projet.
3.1.2 Stories
Une story est un livrable, un morceau du projet (le «quoi»), pris en charge volontairement ou délégué à un membre de l’équipe par le/la chargé.e de projet afin d’être réalisée dans une échéance. Une story comporte généralement plusieurs tâches (le «comment»).
3.1.3 Scrums
Les scrums permettent de faire le tour de tous les projets et d’informer l’ensemble de la CLESSN de leur évolution. Lors d’un scrum, tous les chargés de projet doivent à tour de rôle répondre à ces trois questions, en consultant la page Notion de leur projet:
Quelles stories de mon projet ont été réalisées depuis le dernier scrum?
Quelles stories de mon projet seront réalisées pour le prochain?
Y a-t-il des stories bloquées qui nécessiteraient de l’aide?
3.1.4 Sprint
Un sprint dure généralement 4 semaines. Il débute par une «planif de sprint», où toute l’équipe se rencontre un après-midi (généralement un jeudi) entre 13h et 17h pour déterminer les stories qui devront être réalisées, projet par projet, d’ici la fin du sprint. Un sprint se conclut toujours par une «revue de sprint», où les objectifs du sprint terminé sont évalués, et par une rétrospective, où les processus sont évalués.
Ça semble beaucoup, mais vous verrez que c’est très simple et efficace! Pour tout savoir sur les projets et le fonctionnement de la CLESSN, cliquez sur les différents onglets de la trousse à outils que vous trouverez dans la colonne de droite de cette page.
3.2 Guide du chargé de projet
Être chargé.e de projet est plus simple qu’on le pense! Ce guide sert à clarifier les attentes et à offrir des conseils pour facilité la coordination d’un projet.
Bon travail!
3.2.1 Rôles et responsabilités
Qu’est-ce qu’un.e chargé.e de projet?
Autrement dit, le/la chargé.e de projet ne doit pas réaliser l’entièreté des tâches! Au contraire, il/elle est plutôt responsable de la coordination, de l’avancement du projet, en travaillant en collaboration avec l’équipe. Pour ce faire, il/elle doit donc:
Organiser les rencontres d’équipe;
Gérer sa page Notion (grooming, création et distribution des stories, gestion des outils, etc.);
S’assurer de l’avancement des stories (et du projet plus largement);
Faire le suivi du projet aux scrums;
Réfléchir à l’avenir du projet, avoir en tête l’horizon, et l’inscrire dans le backlog (la colonne «À venir» du kanban).
3.2.2 Grooming
C’est au chargé de projet de précéder au «grooming» de la page Notion de son projet. C’est-à-dire:
De s’assurer que toutes les stories soient assignées et aient une échéance;
Qu’il y ait un bon roulement (on déplace de colonnes et on ajoute des stories);
Que les échéances «passées» soient toutes dans terminées;
Que les stories «À venir» soient inscrites (c’est le «backlog», ça permet à l’équipe de voir ce qui s’en vient, où on s’en va);
Enfin (et trèsimportant), que les stories soient classées en ordre de priorité, d’importance, selon leur «valeur»! Une story avec plus de valeur devrait être au sommet de sa colonne, et une story moins importante/pressante dans le bas.
En d’autres mots, une story est un élément du backlog (notre fameuse colonne «À venir») qui apporte de la valeur au projet. De bonnes stories partagent généralement quelques caractéristiques:
Elles sont créées uniquement par le/la chargé.e de projet, qui coordonne le de son projet (voir le tip précédent). Elles sont toutefois le fruit des discussions préalables avec l’ensemble de l’équipe;
Elles ont toutes environ la même «valeur» (ampleur, temps de réalisation, apport au produit final, etc.);
Elles sont aussi courtes, simples et claires que possible, de sorte que n’importe qui dans l’équipe puisse les sélectionner dans le backlog et les réaliser;
Pour être claires, elles comportent des tâches (une unité de la story) de type «To do» pour en facilité la réalisation;
Elles permettent de réaliser un seul morceau du projet. Si nécessaire, diviser la story en deux.
Dans notre réalité de la CLESSN, le temps de réalisation d’une bonne story est variable et très difficile à déterminer. Au minimum, une story importante d’un projet qui avance rapidement pourrait prendre quelques heures pour être réalisée. En moyenne, cependant, une story devrait avoir une échéance de quelques jours, voire d’une semaine (d’un mardi à un mardi, par exemple). Tout dépend du projet.
La création de bonnes stories est un art! C’est dur de réfléchir en terme de story, et c’est normal! Chaque chargé.e de projet peut/doit adapter ses stories, ses «morceaux du projet», à la réalité de son projet. «Groomer» fréquemment son kanban, et particulièrement son backlog, permet de faciliter la compréhension du projet et de clarifier l’horizon.
3.2.4 Outils
Sur le Notion 2.0, chaque projet et chaque fonction possède sa propre «Trousse à outils», composée de l’ensemble des Outils pertinents à son avancement. Les «types» d’outils sont vraiment variés, c’est la beauté de Notion! On peut créer:
De la documentation texte sur le projet, très simplement;
Des bases de données (on peut stocker toute l’info qu’on souhaite);
Des archives de textes, de courriels, des vieilles versions du projet, etc.
Un espace de brainstorm pour l’équipe;
Des calendriers;
Des guides (de rédactions, de normes graphiques, etc.)
Des plans (comme le plan de comm!)
Etc. etc. etc. les possibilités sont infinies.
Tout le monde peut créer des outils! Généralement, toutefois, c’est aux chargé.es de projet de déterminer quels outils sont pertinents à inclure à leur trousse, et à déplacer («groomer») les vieux outils qui ne sont plus nécessaires dans la page «Archives des outils» avec l’option «Move to».Créer des outils, c’est aider à la structuration du projet, à sa documentation, à son avancement!
Un exemple de kanban bien groomé. La colonne «À venir» (le backlog) est remplie par le chargé de projet des stories éventuelles (certaines sont déjà assignées aux développeurs, mais sans échéance). Les stories «À faire»e ont une échéance et une assignation, et sont déplacées par les membres assignés selon leur avancement. Il n’y a aucun retard d’affiché.
Un exemple de kanban bien groomé. La colonne «À venir» (le backlog) est remplie par le chargé de projet des stories éventuelles (certaines sont déjà assignées aux développeurs, mais sans échéance). Les stories «À faire»e ont une échéance et une assignation, et sont déplacées par les membres assignés selon leur avancement. Il n’y a aucun retard d’affiché.
«À venir» (aussi nommé le «backlog»). C’est dans cette colonne qu’on place les stories qui devront arriver un jour, idéalement dans un avenir pas trop lointain. C’est notre colonne pour la prévision, pour l’annonce de ce qui s’en vient! On vise à la garder aussi pleine que possible, pour tenir toute l’équipe informée des prochaines étapes du projet. Dans le backlog, il n’y a donc aucune assignation à un membre de l’équipe, ni aucun échéance. C’est à venir…
«À faire». Quand une stories passe du backlog à la colonne «À faire», elle doit ABSOLUMENT être assignée à un membre de l’équipe avec une date d’échéance. C’est au chargé de projet de faire ces assignations, après discussion avec son équipe.
«En cours». C’est ensuite le rôle du membre assigné à la story de déplacer sa story dans la colonne «En cours» quand il l’entame.
«Terminé». Dans le même ordre d’idée, le membre assigné déplace sa story dans «Terminé» avant la date d’échéance, afin d’éviter l’apparition d’un retard. Les stories demeurent une semaine dans la colonne «Terminée» après la date d’échéance, avant de disparaitre!
